§ Kommun
Skolautomat för kommunens alla skolor.
§ Anpassning
Det här gör vi annorlunda för er.
- 01
Ramavtal enligt LOU
Kommunen upphandlar själv, enligt LOU eller — om upplägget är en koncession — LUK. Etablerade leverantörer är vana att svara på offentliga upphandlingar, både under och över tröskelvärdet.
- 02
En faktura, alla enheter
Samlad fakturering till kommunens centrala ekonomi, i stället för en leverantörsrelation per skola.
- 03
Enhetligt sortiment
Samma sortimentsnivå och prislista i kommunens skolor — likvärdigt oavsett område. Underlättar både central styrning och information till föräldrar.
- 04
Central uppföljning
Ställ krav på regelbunden rapportering från leverantören: försäljning, sortiment och hur servicenivåerna i avtalet uppfylls.
- 05
Avrop från ramavtalet
Ett ramavtal kan göra det möjligt att utöka eller minska antalet automater under avtalstiden utan ny upphandling — viktigt när skolor öppnar eller läggs ner.
- 06
En kontaktpunkt
Ställ krav på en utsedd kontaktperson hos leverantören för hela uppdraget, med en tydlig väg för eskalering.
§ Djupare blick
Vad som faktiskt händer på marken.
Kommunens roll vs skolans roll
En vanlig fallgrop är att kommunen handlar centralt men sedan inte hjälper skolan med implementationen. Resultatet blir att skolan inte använder ramavtalet och i värsta fall handlar utanför.
En tydlig ansvarsfördelning hjälper: kommunen äger ramavtalet och prisvillkoren; skolan äger placering, sortimentsval inom ramen och kontakten i vardagen. Skriv ner fördelningen när avtalet tecknas.
Avropsavtal — det viktigaste verktyget
Kommuners skolstruktur ändras: nya skolor öppnar, befintliga byggs ut, några läggs ner. Ett ramavtal med avrop låter avtalet följa med — utan ny upphandling.
Ett vanligt upplägg:
- Ramavtal med en angiven uppskattad volym automater
- Avropsprocess: skolan begär, kommunen godkänner, leverantören levererar
- Pris fast eller indexerat — utförandet är klart innan avropet
- Avrop kan göras under hela ramavtalets löptid
Friskolor inom kommunen
Fristående skolor är normalt inte upphandlande myndigheter och ingår inte i kommunens upphandling. Bara de som är angivna som parter i ramavtalet kan avropa från det. I praktiken:
- Egen lösning: friskolan tecknar avtal direkt med en leverantör, utan krav på upphandling.
- Samma leverantör: friskolan kan be kommunens leverantör om en offert på liknande villkor — men det blir ett separat avtal.
Hållbarhets- och klimatkrav
Många kommuner har klimatstrategier som påverkar upphandlingen. Krav som ofta förekommer i kravspecifikationer:
- Energieffektiva maskiner
- En lägsta ekologisk andel av sortimentet
- Lokalt producerade produkter där det är möjligt
- Pantsystem för flaskor och burkar
- Klimatredovisning per produkt
- Regelbunden rapportering av klimatavtryck
Upphandlingsmyndigheten har färdiga hållbarhetskriterier som kan användas som utgångspunkt.
§ Typiskt sortiment
Vad eleverna faktiskt köper.
- Standardsortiment per skoltyp
- Frukt-prioritet (grundskola)
- Måltidsprioritet (gymnasium)
- Kaffe + måltider (vuxenutbildning)
- Säsongsbyten samordnade centralt
- Ekologiskt vid förfrågan
- Klimatmärkning
- Lokalproducent prioritering
- Nötfritt sortiment (grundskola)
- Halal-märkning där relevant
- Glutenfri-alternativ
- Vegan-alternativ
§ Att tänka på
Det vi varnar för innan ni signerar.
Tröskelvärden räknas på hela värdet
Kontraktsvärdet räknas för hela avtalstiden inklusive optioner. Ett ramavtal för många skolor kan därför hamna över EU:s tröskelvärde — se Upphandlingsmyndighetens aktuella värden. Att dela upp en upphandling för att komma under tröskeln är inte tillåtet.
Förankring tar tid
Beroende på kommunens delegationsordning kan beslut behöva tas i nämnd innan upphandlingen startar. Planera in den tiden.
Befintliga avtal kan påverka
Kommunen kan redan ha avtal — egna eller via en inköpscentral — som omfattar livsmedel eller automater. Kontrollera med er upphandlingsenhet innan ni upphandlar något nytt.
LOU eller LUK?
Om leverantören får sina intäkter från elevernas köp och skolan inte betalar något kan avtalet vara en tjänstekoncession, som regleras av lagen om upphandling av koncessioner (LUK) i stället för LOU. Låt kommunens upphandlare bedöma det.
§ Vanliga frågor
Det rektorer oftast undrar.
- 01Hur räknar vi om vårt totala värde överstiger tröskelvärdet?
- Räkna på det totala värdet: månadskostnad × antal automater × avtalslängd, inklusive optioner. Jämför med Upphandlingsmyndighetens aktuella tröskelvärden. Se vår LOU-guide för mer.
- 02Kan vi lägga in både hyra och köp i samma ramavtal?
- Det går att utforma upphandlingen så att prisbilagan omfattar båda alternativen. Låt upphandlaren avgöra hur det bäst struktureras.
- 03Vad händer om leverantören inte levererar enligt avtalet?
- Det beror på vad som står i avtalet. Vitesbelopp, tak och rätt att häva vid upprepade avvikelser förhandlas och skrivs in i avtalet — se till att de finns med från början.
- 04Måste vi uppdatera ramavtalet om en skola läggs ner?
- Inte om avtalet reglerar hur automater kan tas bort under avtalstiden. Skriv in en tidsfrist för när leverantören ska hämta automaten.
§ Nästa steg
Få offerter för er specifika skola.
Tar 2 minuter och kostar ingenting. Vi säljer inga automater — vi skickar er förfrågan vidare till en eller flera svenska leverantörer med erfarenhet av er skoltyp, som hör av sig inom 24–48 timmar.
Skicka kostnadsfri förfrågan§ 10 — Färdig att hitta er automat?
Två minuter nu — en bättre skolvardag imorgon.
Beskriv kort er skola så skickar vi förfrågan vidare till leverantörer som kan lämna offert. Vi säljer inga automater själva.
[ Vad ingår i en förfrågan ]
- 01Kostnadsfri & icke-bindande offert
- 02Förfrågan skickas till etablerade leverantörer
- 03Ni anger sortiment och krav själva
- 04Leverantören svarar normalt inom 24–48 h